联盟秘书处：负责联盟建设、日常联络及筹备组协调工作。

综合组：负责制定年会总体方案及实施细则；负责统筹协调各工作组工作；严格按照上级主管部门及学校有关规定，负责会议报批、招投标及报销手续；负责邀请重要嘉宾参会或致辞；负责统筹组织年会开幕式、热区高校联盟成员单位宣介及合作展望等环节；负责同期举办面向热区高校联盟成员单位师生的人文交流活动。。

外联组：负责对外发布会议通知；负责收集统计所有参会人员信息，为线下参会人员提供办理来华签证及其它支持；负责联络联盟成员单位，解决相关诉求；负责面向联盟成员单位征集相关稿件；负责具体筹备热区高校联盟成员单位宣介及合作展望活动；负责协助宣传组做好推广宣传工作；负责商定联盟下一届轮值主席单位交接仪式事宜；负责联系联盟成员单位签署合作协议。

宣传组：负责制作年会整体宣传方案，多渠道多维度宣传热区高校联盟；负责审定年会视觉材料，包括但不限于舞台设计、背景板、灯光效果、视频素材等；负责制作年会预热宣传视频（含中英文字幕）；负责制作海报、展板等中英文宣传物料；负责联系国内外媒体进行报道；负责撰写年会筹备期间有关活动中英文新闻报道。

材料组：负责编撰开幕式拟发布有关重要成果；负责撰写有关致辞稿、主持词等文字材料；负责撰写年会总结。

学术组：负责组织会议同期举办的学生赛事活动；负责统筹组织校长论坛，指导各有关单位组织筹备年会各平行论坛；负责“全球热区高校智学平台”上线仪式总体安排；负责邀请联盟成员单位参与国际子午圈大科学计划并开展联合研究，设计启动仪式总体安排；负责研提拟签署合作协议；负责围绕热区相应领域发展需求，研提与联盟成员单位相关的合作项目、倡议、方案等；负责统筹组织平行论坛有关调研活动。

会务组：负责制定详细的接待方案及应急预案，负责协调校领导出席会议及其配套活动；负责对接会务公司，做好会场布置和筹备各项环节；负责对接同声传译老师，提供有关会议材料；负责组建志愿者队伍，完成相关培训，于会议期间协助完成外事接待和会务工作；负责统筹会议期间住房、用餐以及车辆调度工作；负责配合组织有关调研活动；负责制定突发健康事件应急预案，指派专业医护人员，必要时为与会人员提供临时紧急医疗服务；负责校内交通秩序维护。